5+1 wichtige Kriterien bei der Planung einer Weihnachtsfeier
Es gibt wohl kaum eine Firmen-Veranstaltung die so wichtig ist, wie die betriebliche Weihnachtsfeier. Trotzdem wird eine der Bedeutung angemessenen Planung häufig vernachlässigt. Eine gelungene Weihnachtsfeier bleibt allen Gästen nicht nur in schöner Erinnerung. Wertschätzungen, Emotionen, Menschlichkeit, gemeinsame Erlebnisse, gute Gespräche - all dies verbessert das Verhältnis der Mitarbeiter:innen zum Unternehmen und untereinander. Es stärkt die Motivation, das Engagement und die Loyalität.
Für eine erfolgreiche Weihnachtsfeier ist die Dynamik und die Stimmung am Abend selbst der entscheidende Faktor. Dennoch gibt es spezielle Kriterien in der Vorbereitung die unbedingt beachtet werden sollten.
Schnellübersicht:
- Ziele: Ausgangspunkt aller weiteren Planungen
- Budget: Muss zu den Zielen passen
- Catering: Das Gesprächsthema Nummer 1 am Tag danach
- Rahmenprogramm: Angemessen und unterhaltsam
- Location: Darauf kommt es an
- X-Faktor: Das X steht für ….
Um Ihnen die Planung zu erleichtern, haben wir die aus unserer Erfahrung heraus 5 wichtigsten Kriterien für die Entscheidungsfindung + 1 weiteren speziellen X-Faktor zusammengefasst.
1. Ziele
Bevor man sich an die Detailplanung oder gar auf die Suche nach einer Eventlocation macht, sollte man sich zunächst Ziele setzen. Was will ich mit der Weihnachtsfeier erreichen? Wird es eine reine interne Weihnachtsfeier oder werden auch externe Teilnehmende eingeladen? Wie soll sie allen in Erinnerung bleiben? Gibt es Programmpunkte? Solche Merkmale einer Weihnachtsfeier als erstes und frühzeitig festzulegen ist wichtig, da alle folgenden Entscheidungen darauf aufbauen.
2. Budget
Das Budget sollte anhand der Ziele definiert werden. Gästeanzahl, Catering, Location Programm - je nach Ziel und dem was Firmen mit der Veranstaltung erreichen wollen kann hier unterschiedlich gewichtet und nachjustiert werden, aber es sollte nie zu knapp bemessen sein. Entscheidend ist, dass man darauf achtet, dass sowohl Location, Catering als auch das Programm zur Erreichung der festgelegten Ziele gleichermaßen einzahlen.
3. Catering
Zum Catering könnte man viel erzählen, doch das lassen wir an dieser Stelle. Denn egal ob Buffet, Tischservice oder "on the fly", egal ob vegetarisch, Fisch oder Fleisch - jeder weiß, dass am Tag nach einer Veranstaltung das Essen meistens ein Hauptgesprächsthema ist. Dementsprechend sollte man auch bei der betrieblichen Weihnachtfeier dem Thema besondere Aufmerksamkeit widmen.
4. Rahmenprogramm
Das Rahmenprogramm ist ein entscheidendes Kriterium bspw. für die Wahl der Location. Deshalb sollte man sich möglichst früh Gedanken hierzu machen. Wird es Reden, Preisverleihungen, Geschenke, eine Quiz-Rallye, einen Cocktails-Kurs oder Live-Musik geben, nur um ein paar Punkte zu nennen. Unterschiedlichste Ideen beeinflussen und unterstützen die Dynamik und Atmosphäre der Feier, bringen aber auch unterschiedliche Anforderungen und organisatorischen Aufwand mit sich. Dies sollte bereits bei der Wahl der Location und Räumlichkeiten berücksichtigt werden.
5. Location
Der Auswahl der Location für die Weihnachfeier kommt die größte Bedeutung zu. Zentrale Aspekte sind die Lage, das Ambiente und die Größe der Location. Bei der Lage sollte vor allem auf die Erreichbarkeit der Location geachtet werden. Wie ist die Anfahrt mit dem PKW oder den ÖPNV? Gibt es genügende Parkplätze? Kurze Wege und Einfachheit sind hier ausschlaggebend. Das Ambiente der Location hingegen sollte den Zielen und dem Charakter der Weihnachtsfeier entsprechen. Sollte es ein Motto geben, soll sich dieses schließlich wie ein roter Faden durch die gesamte Weihnachtsfeier ziehen - Gala oder rustikal, ruhig oder rockig. Die Größe des Veranstaltungsortes muss nicht nur der Zahl der Teilnehmenden entsprechen, sondern so gewählt werden, dass alle Gäste sich wohlfühlen. Die Location sollte nicht zu groß sein, da ansonsten der Raum verloren wirkt. Jedoch darf der Raum auch nicht zu klein sein, schließlich sollen sich die Gäste nicht gegenseitig die Luft zum Atmen nehmen. Darüber hinaus bietet eine geeignete Location genügend Raum für das geplante Rahmenprogramm.
6. Der X-Faktor
Wofür steht das X? Obwohl die ersten 5 Kriterien für die Planung einer Weihnachtsfeier und der Wahl einer Location einen guten Rahmen liefern; manchmal sollte man sich auch auf den X-Faktor verlassen. Das X steht für eXperience, das Bauchgefühl. Denn eine Weihnachtsfeier ist ein emotionales Event und daher sollte das Gefühl und die eXperience stimmen. Egal ob Restaurant, Hotel, Industriehalle, der Besen um die Ecke oder eine Special-Event-Location wie die Mercedes-Benz Arena Stuttgart; letztendlich ist es die Location, die dem Event einen besonderen Charakter und Rahmen verleiht und die richtigen Impulse setzten kann.